Umowa o pracę na zastępstwo i na czas określony - podobieństwa i różnice.

Poszukujący zatrudnienia studiując publikowane oferty i ogłoszenia niejednokrotnie mogą się spotkać propozycję zawarcia umowy o pracę na zastępstwo. Warto więc zadać sobie pytanie, czym w ogóle jest umowa o zastępstwo, czym się różni się od zwykłej umowy na czas określony i którą z nich lepiej zawrzeć? Pracodawca szukając zmiennika nie musi bowiem koniecznie korzystać z umowy na zastępstwo i może zawrzeć tradycyjną i dobrze znaną umowę na czas określony np. na okres roku w czasie którego jego pracownica przebywa na macierzyńskim.

W doktrynie do niedawna żywy był spór o charakter prawny umowy na zastępstwo, w szczególności chodziło o to, czy umowa na zastępstwo jest nowym rodzajem umowy o pracę, czy też odmianą umowy o pracę na czas określony. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 4 października 2011 r. stwierdził, że „umowa na zastępstwo jest umową o pracę na czas określony, z tym jednak zastrzeżeniem, iż przyczyny, dla których taka umowa została zawarta, są ograniczone do konieczności zastąpienia innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Tak więc w konsekwencji czas trwania takiej umowy jest determinowany powrotem do pracy zastępowanego pracownika” (I PK 56/11). Chociaż umowa na zastępstwo jak stwierdził SN jest umową na czas określony, posiada jednak w porównaniu ze zwykłą terminową umową o pracę sporo istotnych różnic.

Umowa o pracę na czas określony i umowa o pracę na zastępstwo – podobieństwa.

Obie wyżej wymienione umowy są pełnoprawnymi umowami o pracę. Pracownik, który zawarł umowę na zastępstwo ma wszystkie prawa i obowiązki pracownicze, podobnie jak pracownicy zatrudnieni na podstawie innych umów (m.in. prawo do urlopu, nadgodzin itp.). Również pracodawca jest zobowiązany do zachowania wszystkich obowiązków związanych z zatrudnieniem (m.in. badania lekarskie, szkolenia BHP, akta osobowe itp.).

 Nie ma przeszkód, aby umowa na zastępstwo tak jak na czas określony poprzedzona była umową na okres próbny. Z brzmienia art. 25 § 1 k.p. wynika, iż umowa na zastępstwo jest zarazem umową na czas określony, dlatego do umowy o pracę na czas zastępstwa stosuje się przepisy dotyczące umów o pracę na czas określony. Oznacza to też, że tak jak każda umowa terminowa ulegnie rozwiązaniu z upływem czasu, na który została zawarta. Przy czym termin końcowy trwania umowy jest specyficzny. Umowa na zastępstwo rozwiązuje się z mocy prawa wraz z powrotem do pracy zastępowanego pracownika albo gdy przestanie istnieć podstawa jej zawarcia i umowa o pracę z zastępowanym pracownikiem wygaśnie lub ulegnie rozwiązaniu.

Umowę na czas zastępstwa można rozwiązać, podobnie jak w przypadku umowy na czas określony, na mocy porozumienia stron. Tak jak każdą umowę o pracę możliwe jest rozwiązanie umowy zawartej na czas zastępstwa bez wypowiedzenia z winy pracodawcy albo pracownika (dyscyplinarnie). Oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy w trybie natychmiastowym powinno zawierać wskazanie przyczyny dokonanej czynności oraz pouczenie o możliwości odwołania do sądu pracy. Natomiast dokument wypowiedzenia (o ile jest możliwe) nie musi wskazywać uzasadnienia, analogicznie jak przy umowach na czas określony. Można ją także rozwiązać z przyczyn niezawinionych przez pracownika, przy spełnieniu przesłanek niezbędnych dla takiego trybu rozwiązywania umowy w okolicznościach, o jakich mowa w ustawie z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy (Dz. U. nr 90, poz. 844 ze zm.), z tym jednak zastrzeżeniem, że termin wypowiedzenia wynosi wówczas 3 dni, a nie 2 tygodnie, jak w przypadku innych umów na czas określony.

Umowa o pracę na czas określony i umowa o pracę na zastępstwo – różnice.

Pomimo szeregu wskazanych wyżej podobieństw, obie umowy znacznie się różnią. Wśród tych różnic wskazać należy na wstępie na cel lub raczej powód jej zawarcia. Zwykła umowa na czas określony ma jeden podstawowy i ogólny cel jakim jest związanie stron umowy stosunkiem pracy do pewnego z góry określonego terminu. Umowa na zastępstwo ma natomiast ściśle zakreślone zadanie jakim jest zastąpienie innego pracownika, który z usprawiedliwionej przyczyny przez pewien czas nie może świadczyć pracy. Przez usprawiedliwioną nieobecność w pracy należy rozumieć wszystkie okresy zawieszenia obowiązku świadczenia pracy niezawinione przez pracownika.

Kolejną istotną różnicą jest czas jej trwania. W umowie na czas określony zarówno okres, jak i termin ograniczający trwanie stosunku pracy są z góry znane. Umowa ta obowiązuje „od–do”, co znajduje odzwierciedlenie w treści umowy. Termin końcowy może być oznaczony bezpośrednio przez wskazanie konkretnej daty, okresu lub ich kombinację albo pośrednio poprzez opisowe określenie przyszłego zdarzenia lub sytuacji. Natomiast w umowie na zastępstwo, co dla niej charakterystyczne, czas trwania umowy uzależniony jest od czasu nieobecności zastępowanego pracownika.  Przepisy prawa pracy zawierają pewne normy ograniczające maksymalny czas trwania takiej usprawiedliwionej nieobecności np. okres urlopu wychowawczego, wypoczynkowego. Jednakże data końcowa obowiązywania umowy może być oznaczona w sposób nieostry, poprzez wskazanie zdarzenia przyszłego. Oznacza to, że umowa o pracę na zastępstwo nie musi w swojej treści konkretyzować daty końcowej.

Sama treść umowy, będzie zatem w obu tych umowach różna. W umowie na zastępstwo oprócz elementów , które nieodłącznie winny znaleźć się w każdej umowie o pracę, należy wskazać, iż jest to umowa na okres zastępstwa w pracy pracownika na skutek jego usprawiedliwionej nieobecności, ponadto należy wskazać rodzaj pracy, stanowisko pracy i przewidywany czas nieobecności. Przyjęło się, że dla uniknięcia niejasności w umowie powinno się podać imię i nazwisko  pracownika nieobecnego. Wydaje się jednak, że jest to nieprawidłowa praktyka mogąca naruszać dobra osobiste oraz zasady ochrony danych osobowych. Takie stanowisko potwierdza również wyrok TSUE z 24 czerwca 2010 r., C-98/09, w którym stwierdzono, że umowa na zastępstwo nie musi zawierać nazwisk zastępowanych pracowników i powodu ich zastępowania i może ograniczać się do wskazania przyczyny, dla której została zawarta. Co istotne, rodzaj pracy powinien pokrywać się z rodzajem pracy zastępowanego pracownika, ale warunki pracy nie muszą być już takie same. Oznacza to, że umowa na zastępstwo może przewidywać inny wymiar czasu pracy, oraz inną wysokość wynagrodzenia.

Niezmiernie istotną odmiennością są reguły wypowiadania takich umów. Tradycyjna umowa na czas określony rozwiązuje się z upływem terminu na który była zawarta. Przepisy prawa pracy nie przewidują zaś możliwości jej wypowiedzenia. Wyjątkiem od reguły niewypowiadania umów na czas określony jest wyłącznie taka sytuacja, gdy umowa ta spełnia łącznie dwie przesłanki:
 1) jest zawarta na czas dłuższy nić 6 miesięcy;

2) w treści umowy zawarta jest klauzula, przewidująca taką możliwość.

Tylko w przypadku jedoczesnego spełnienia tych dwóch warunków umowę na czas określony, można wypowiedzieć. Okres wypowiedzenia to wówczas 2 tygodnie

Inaczej jest jednak w przypadku umów na zastępstwo, gdzie Kodeks pracy określa bardzo krótki, bo trwający tylko 3 dni robocze okres wypowiedzenia i to bez względu na długość trwania umowy. Warto odróżnić okres wypowiedzenia od tzw. okresu uprzedzenia. Jeśli bowiem pracownik, który był zastępowany zawiadomi pracodawcę o swoim powrocie do pracy, ten może uprzedzić o tym fakcie zastępcę. W przypadku, gdy pracodawca tego nie zrobi umowa i tak wygaśnie z chwilą powrotu pracownika zastępowanego. Wypowiedzenie umowy oznacza zaś rozwiązanie umowy o pracę, nawet wtedy gdy zastępowany pracownik z urlopu jeszcze nie wraca.

O ile Kodeks pracy precyzyjnie określa okres wypowiedzenia, o tyle sama dopuszczalność wypowiadania umów o zastępstwo budzi kontrowersje. Skoro bowiem jest to odmiana umowy na czas określony to wypowiedzenie może dotyczyć jedynie umowy, której długość trwa powyżej 6 miesięcy i jeśli przewidziano taką możliwość w jej treści. W doktrynie prawa pracy  przeważa opinia, że w stosunku do umowy na zastępstwo wypowiedzenie może zostać zastosowane niezależnie od czasu, na który została zawarta umowa. Zgodnie z tym poglądem każdą umowę na zastępstwo, każda ze stron (zarówno pracodawca jak i pracownik) może wypowiedzieć za 3-dniowym okresem wypowiedzenia. Co ciekawe odmienne stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3  grudnia 2009 r., sygn. II PK 142/09 (M.P.Pr. 2010/8/421). SN orzekł, że wręczenie wymówienia osobie, która jest zatrudniona na czas nieobecności innego pracownika, jest możliwe wyłącznie, jeśli jej umowa zawiera taką klauzulę, a sama umowa została zawarta na dłużej niż 6 miesięcy.

Kolejną istotną różnicą jest odmienna ochrona kobiet w czasie ciąży w obu umowach. W przypadku bowiem umowy na czas określony, w razie ciąży umowa przedłuża się do dnia porodu, jeśli jej rozwiązanie miałoby nastąpić po upływie trzeciego miesiąca ciąży. Tej korzystnej dla ciężarnych pracownic zasady nie stosuje się w przypadku umów na zastępstwo. Art. 177 § 3¹ k.p. wyłączył regułę przedłużania umowy o pracę wobec pracownicy zatrudnionej na podstawie umowy na zastępstwo. Jeżeli więc np. zastępowany pracownik wróci po nieobecności, to stosunek pracy pracownicy zastępującej, przyjętej na czas zastępstwa ulegnie rozwiązaniu bez względu na stan ciąży i jej zaawansowanie. Pracownica pracująca na zastępstwie ma prawo do urlopu macierzyńskiego i wychowawczego tylko w czasie trwania umowy o pracę. Natomiast samo wypowiedzenie umowy o zastępstwo kobiecie w ciąży, będzie stanowić naruszenie prawa. Art. 177 k.p. odwołuje się bowiem do wszystkich umów o pracę.

Na koniec warto zwrócić uwagę, że trzecia terminowa umowa o pracę jest równoznaczna z zawarciem umowy na czas nieokreślony, gdy strony już dwukrotnie zawarły umowę na czas określony na następujące po sobie okresy, a przerwa między umowami nie przekracza miesiąca. Natomiast inaczej jest w przypadku umów na zastępstwo, gdzie trzecia umowa okresowa na zastępstwo nie przekształci się z mocy prawa w umowę na czas nieokreślony. Co więcej, umowy te mogą być powtarzane i mogą następować jedna po drugiej bez ograniczeń. Strony mogą zawierać między sobą nieograniczoną ich liczbę.

Umowa na zastępstwo – dla kogo korzystna.

Umowa na zastępstwo jest zwykle bardziej korzystna dla pracodawcy, a mniej korzystna dla pracownika, któremu przyznaje mniejsze gwarancje w zakresie stabilizacji zatrudnienia w odróżnieniu od umowy na czas określony.

Piotr Bryndal