Archiwizacja dokumentów pracowniczych

Z punktu widzenia pracownika niezwykle istotna jest możliwość wydobycia od pracodawcy wszelkiej dokumentacji potrzebnej do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty. Chodzi tu przede wszystkim o dokumentację płacową, taką jak listę płac, czy też kartę wynagrodzeń.

Art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych ustanawia obowiązek pracodawcy do wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Zgodnie z tym przepisem pracodawca nie może odmówić pracownikowi wydania zaświadczeń, które będą miały wpływ na ustalenie podstawy wymiaru emerytury. Jednocześnie art. 125a ust. 4 zobowiązuje płatnika (czyli pracodawcę) do przechowywania „listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika”.

Warto również zaznaczyć, że przechowywanie przez pracodawcę dokumentów związanych ze stosunkiem pracy w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem należy do podstawowych obowiązków pracodawcy przewidzianych przez art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Zaniedbanie powyższego obowiązku uzasadnia odpowiedzialność pracodawcy za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, co zgodnie z art. 281 pkt 7 Kodeksu pracy podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Oprócz powyższej sankcji, pracodawca ponosi wobec pracownika odpowiedzialność odszkodowawczą według ogólnych reguł Kodeksu cywilnego, tj. zasady winy z art. 415. Na podstawie tego przepisu pracownik, również były, ma możliwość dochodzenia sądownie odszkodowania za szkodę, której doznał na skutek zaniedbań pracodawcy związanych z przechowywaniem dokumentów płacowych. Dotyczy to zarówno nieprawidłowości w przechowywaniu dokumentów, jak i ich zagubienia, czy nieprzedstawienia pracownikowi lub organowi rentowemu. Warunkiem jest ustalenie związku przyczynowego między zaniedbaniami pracodawcy, a szkodą, której pracownik doznał w związku z tymi zaniedbaniami.

Michał Woszczyna