Co powinna zawierać umowa najmu?

Sierpień to ostatni moment, aby korzystnie wynająć mieszkanie przed rozpoczynającym się już niedługo rokiem akademickim. Na rynku jest jeszcze spory zasób lokali, a ich właściciele zainteresowani szybszym rozpoczęciem sezonu zarobkowego, bardziej skorzy do negocjacji. Nie dajmy się jednak ponieść emocjom i przeczytajmy dokładnie podpisywaną umowę najmu, zwracając uwagę czy zawiera ona wszystkie niezbędne składniki oraz czy druga strona umowy nie postarała się zamieścić tam klauzul, które mogą być dla nas niekorzystne.

Poprzez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu oznaczony czynsz. Wynajmującym jest najczęściej właściciel lokalu, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby podpisać umowę najmu z innym najemcą (tzw. podnajem), użytkownikiem, dzierżawcą czy posiadaczem samoistnym. Zawsze należy jednak sprawdzić jaki tytuł prawny do lokalu posiada osoba z którą podpisujemy umowę, ponieważ w umowach najmu czy dzierżawy mogą istnieć pewne ograniczenia co do dalszego podnajmowania najętego lokalu. Jest to o tyle istotne, że los podnajemcy zawsze uzależniony jest od istnienia pierwotnego stosunku najmu i rozwiązuje się najpóźniej z upływem jego okresu.

Wynajmować lokale mogą zarówno osoby fizyczne, jak i spółki prawa handlowego czy np. wspólnoty mieszkaniowe. W takich przypadkach do skutecznego zawarcia umowy najmu konieczna będzie decyzja wspólników lub członków wspólnoty. W zależności czy najem w danych okolicznościach zostanie uznany za czynność zwykłego zarządu czy też przekraczającą jego granice konieczne będzie uzyskanie odpowiedniej większości. Warto zatroszczyć się o takie niuanse jeszcze przed podpisaniem umowy lub podpisać umowę pod warunkiem otrzymania takiej zgody w określonym terminie.

Pierwszym bardzo ważnym elementem umowy najmu jest prawidłowe oznaczenie stron i przedmiotu umowy. Z punktu widzenia zarówno wynajmującego jak i najemcy korzystne jest, gdy umowa zawierana jest pomiędzy właścicielem mieszkania (użytkownikiem, posiadaczem itd.), a wszystkimi osobami, które w przyszłości będą z niego korzystać. Właściciel zabezpiecza sobie przez to możliwość dochodzenia roszczeń wobec każdego z najemców (solidarnie!), natomiast najemcy czują się jednakowo związani umową najmu i przez to ich wewnętrzne stosunki są stabilniejsze. Chodzi tu przede wszystkim o takie wypadki, gdy w trakcie trwania najmu jeden z najemców decyduje się wyprowadzić przez co  koszty utrzymania mieszkania dzielą się na mniejszą liczbę osób i są wyższe. Jeśli chodzi o przedmiot najmu to najlepiej, gdy określony jest adresem i powierzchnią udostępnianą najemcy.  

Nie mniej istotną kwestią jest właściwe określenie czasu trwania najmu i przyczyn powodujących jego rozwiązanie. Umowa może zostać zawarta na czas oznaczony jak i nieoznaczony. Sporządzenie umowy najmu na czas oznaczony, bez określenia w umowie warunków jej wypowiedzenia spowoduje, że będzie ona trwała przez cały okres na jaki została zawarta i przez cały ten czas najemca zobowiązany będzie opłacać czynsz, niezależnie od tego czy przebywa w przedmiocie najmu. Strony mają dużą swobodę określając czas trwania i warunki wypowiedzenia umowy najmu. Jeżeli jednak tego nie ustalą, to zastosowanie znajdą przepisy ustawowe. Mówią one, że jeżeli czas trwania najmu lokalu nie jest oznaczony, a czynsz jest płatny miesięcznie, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego.

Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się ją za zawartą na czas nie oznaczony. Ponadto umowę najmu zawartą na dłużej niż dziesięć lat, po upływie tego okresu uznaje się za zawartą na czas nie oznaczony. W tym miejscu wspomnieć należy o pewnej modyfikacji omawianej instytucji a mianowicie o umowie najmu okazjonalnego. Zawsze musi ona przybrać formę pisemną, ponieważ bez niej jest nieważna. Można ja zawrzeć tylko na czas oznaczony, nieprzekraczający dziesięciu lat.

Pisemna forma umowy najmu może być przydatna jeszcze z jednego powodu. W razie śmierci najemcy lokalu mieszkalnego w stosunek najmu wstąpią jego bliscy, którzy nie byli współnajemcami, oraz ewentualnie inne osoby pozostające z najemcą we wspólnym pożyciu. Warunkiem jest wspólne zamieszkiwanie z najemcą w momencie jego śmierci.

Nieodzownym punktem w każdej umowie najmu są postanowienia finansowe. Aby uniknąć nieporozumień w przyszłości dobrze jest jasno określić jakie są obowiązki stron. Chodzi tu przede wszystkim o wyznaczenie czynszu najmu oraz innych opłat, związanych z korzystaniem z lokalu, a także opisanie terminów i sposobów płatności. W dalszej kolejności warto jasno sprecyzować jakie ciężary związane z eksploatacją lokalu i utrzymaniem go w dobrym stanie obciążą najemcę, a jakie wynajmującego. Nie jest to twardy wymóg umowy najmu, ponieważ katalog takich czynności zawarty jest w przepisach regulujących najem, jednakże pozwoli to na dokładną kalkulację wszystkich kosztów wynajmu.

Jeżeli przy zawieraniu umowy najemca dał kaucję celem zabezpieczenia roszczeń wynajmującego, to należy zadbać, aby w umowie znalazł się zapis w jakiej kwocie kaucję dano, oraz że wynajmujący kwituje odbiór kaucji podpisem na umowie. Kaucja nigdy nie może przekroczyć dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, liczonego wedle stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy (przy najmie okazjonalnym nie może przekroczyć sześciokrotności czynszu). Zadaniem kaucji jest ochrona roszczeń wynajmującego, dotyczących zniszczeń lokalu i jego wyposażenia. Zdarza się jednak tak, że wynajmujący nie chce jej zwrócić traktując te pieniądze jako np. swoiste odszkodowanie za wcześniejsze rozwiązanie umowy przez najemcę. Działania takie są bezprawne, ponieważ nie taki jest cel kaucji. Chcąc zabezpieczyć się przed wcześniejszym rozwiązaniem najmu, umowa powinna zawierać zastrzeżenie kary umownej nakładanej w ściśle określonych sytuacjach. Co do zasady kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca po opróżnieniu lokalu, po potraceniu należności wynajmującego.

Z kaucją ściśle związana jest instytucja protokołu zdawczo-odbiorczego, zawierającego opis stanu mieszkania i wskazań liczników w dniu przekazania mieszkania najemcy. Dobrą praktyką jest dołączanie do niego dokumentacji fotograficznej. To wszystko pomoże w prawidłowym rozliczeniu kaucji po zakończeniu umowy, co leży w interesie obu stron.

Szczególnie dla najemcy ważne będą postanowienia umowne, regulujące zasady podwyższania czynszu w czasie trwania umowy. Na mocy ogólnych zasad wolno jest to zrobić, wypowiadając dotychczasową wysokość czynszu najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego.

Paweł Chrząszcz