Kiedy niezachowanie formy pisemnej skutkuje nieważnością czynności?

W umowach często zamieszczane są zastrzeżenia tego brzmiące mniej więcej tak: "wszelkie zmiany mogą być dokonywane jedynie w formie pisemnej". Jest to rozwiązanie uzasadnione, ponieważ w razie wątpliwości co do treści umowy stron, wystarczy sięgnąć do umowy, zamiast powoływać się na ustne ustalenia. Niewiele osób jednak wie, że dokonanie czynności w formie innej niż pisemna – mimo zastrzeżenia, że jej dokonanie ma przybrać tą właśnie formę, nie zawsze skutkuje nieważnością czynności.

Stosownie do regulacji Kodeksu cywilnego w tym zakresie, jeśli zgodnie z ustawą dana czynność ma zostać dokonana w formie pisemnej, to nawet jeśli nie zachowano zastrzeżonej formy, czynność ta jest nieważna tylko wtedy, jeśli ustawa przewiduje tzw. rygor nieważności. Upraszczając: jeśli zgodnie z przepisem prawa czynności dokonujemy "w formie pisemnej", a przy jej dokonaniu odeszliśmy od tej formy – czynność jest ważna, a jeśli przepis stanowi, że czynności dokonujemy "w formie pisemnej pod rygorem nieważności" – czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. To samo dotyczy czynności, których forma nie jest uregulowana ustawowo – tutaj bowiem strony mają dowolność formy, mogą jej zatem dokonać ustnie, pisemnie lub w którejś z form szczególnych, czyli: notarialnie, z notarialnie poświadczonym podpisem, z datą pewną. Ta dowolność, będąca wyrazem obowiązującej w polskim prawie zasady swobody umów, prowadzi z kolei do tego, że strony mogą ustalać między sobą sposób dokonania czynności. Jeśli zatem w umowie zastrzeżemy formę pisemną dla danej czynności, a nie wskażemy, że jest to forma "pod rygorem nieważności" – czynność będzie ważna i skuteczna.

Czy zatem niezachowanie zastrzeżonej formy nie będzie miało żadnych konsekwencji, jeśli nie zawrzemy rygoru nieważności? Otóż nie - pojawiają się one bowiem w przypadku sporu przed sądem. W razie niezachowania formy pisemnej bez rygoru nieważności, nie jest w sporze dopuszczalny dowód ze świadków ani z przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności. Przyjmuje się zatem, że brak zastrzeżenia rygoru nieważności w formie pisemnej, powoduje trudności dowodowe dla wykazania, że czynność była jednak dokonana – tyle, że nie w formie, w jakiej powinna. Forma pisemna bez rygoru nieważności jest dlatego nazywana "formą pisemną dla celów dodowodych". Ograniczenie powyższe nie jest jednak bezwzględne, bowiem wymienione wyżej czynności dowodowe będą mogły być dopuszczone przez sąd, jeśli obie strony wyrażą na to zgodę, lub jeśli żąda tego konsument będący w sporze z przedsiębiorcą, albo fakt dokonania czynności bez zachowania formy pisemnej dla celów dowodowych będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma. Z kolei przedsiębiorców w ogóle nie obowiązują przepisy o formie pisemnej dla celów dowodowych – przez co zawsze będą oni mogli powołać się na dowód ze świadków i dowód z przesłuchania stron.

Istotnym jest także, że w przypadku, gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej, nie określając nie tylko rygoru, ale i jakichkolwiek skutków niezachowania wskazanej formy – w razie wątpliwości, poczytuje się, że forma pisemna została zastrzeżona tylko dla celów dowodowych.

Zauważmy jednak, że powyższe odnosi się jedynie do formy pisemnej czynności – bez odniesienia do przewidzianych przez Kodeks cywilny szczególnych form czynności prawnych.

Karolina Wąsikowska