Niekaralność i ciąża pracownika - jakich informacji nie ma prawa żądać pracodawca?

Podstawowym przepisem regulującym omawiane zagadnienie jest art. 22^{1 K}odeksu pracy, który określa dane osobowe, których wolno żądać pracodawcy od kandydata do pracy i pracownika. Są to zatem takie informacje jak: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Natomiast od osoby już zatrudnionej można żądać ponadto, innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, (jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy) oraz podania numeru PESEL.

Zgodnie jednak z §4 powołanego artykułu pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Wskazany w art. 22¹kodeksu pracy  katalog danych osobowych jest względnie zamknięty. Oznacza to, że pracodawcy nie wolno żądać od kandydata do pracy innych informacji personalno-ewidencyjnych oraz dotyczących uprawnień zawodowych i kwalifikacji, chyba że obowiązek podania takich informacji wynika z odrębnych przepisów.

Jeżeli więc przepisy prawne regulujące kwestie zatrudnienia w danej profesji uzależniają przyjęcie pracownika do pracy od przedłożenia dodatkowych zaświadczeń, certyfikatów, dyplomów lub innych dokumentów, pracodawca jest uprawniony zażądać ich przedstawienia. Niektóre przepisy zakreślają także konieczność przedstawienia zaświadczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy. Podkreślenia wymaga, że pracodawca nie może domagać się danych dotyczących ewentualnej ciąży pracownicy. Jedynie wyjątkowo jest to dopuszczalne, w przypadku gdy chodzi o zatrudnienie przy pracy której wykonywanie pracownicom ciężarnym jest wzbronione.

Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie dają pracodawcy podstaw do żądania od kandydata na pracownika zaświadczenia o niekaralności, poza przypadkami gdy wymóg przedłożenia takiego zaświadczenia wynika wprost z ustawy. W niektórych sytuacjach to sam pracodawca może wystąpić do Krajowego Rejestru Karnego o zaświadczenie wynika to z art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, który stanowi, że prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w KRK, przysługuje pracodawcom, w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z regulacji ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania danego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Przepisy prawa wymagają podania tej informacji podczas rekrutacji pracowników na takie stanowiska jak m.in.
- taksówkarz (niekaralność za przestępstwa umyślne przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, wiarygodności dokumentów, środowisku, życiu i zdrowiu, wolności seksualnej i obyczajności),
-  pracownik ochrony i detektyw (niekaralność za przestępstwa umyślne),
-  przewodnik i pilot wycieczek (niekaralność za przestępstwa umyślne lub inne popełnione w związku z wykonywaniem zadań przewodnika turystycznego bądź pilota wycieczek),
- pracownik korpusu służby cywilnej, pracownik samorządowy, urzędnik, państwowy oraz inspektor kontroli skarbowej (niekaralność za przestępstwa umyślne).

Pracodawca, który chciałby zatem pozyskać pełnię wiedzy o zatrudnianym ma zatem związane ręce, w przypadkach bowiem gdy odrębne przepisy  tego nie przewidują, kandydat na pracownika ma prawo odmówić przekazania takich danych. Rekrutowany z ostrożności winien uprzednio zwrócić się o podanie podstawy prawnej do takiego żądania. Praktyka jednak dowodzi, że pracodawcy mimo wszystko często oczekują złożenia zaświadczenia z KRK nawet gdy nie ma takiego ustawowego wymogu. Wskazać należy, że dobrowolne przedłożenie przez pracownika zaświadczenia o niekaralności jest prawnie dopuszczalne. Jednakże, kandydat, który odmówi odpowiedzi o niekaralność/złożenia zaświadczenia z KRK i nie zostanie przyjęty, może wystąpić z powództwem do sądu pracy, a jeśli będzie w stanie wykazać w postępowaniu dowodowym, że między odrzuceniem jego kandydatury a brakiem zaświadczenia o niekaralności istniał związek, będzie miał szansę uzyskać  odszkodowanie za dyskryminację w zatrudnieniu.

Co więcej, nawet jeśli pracownik dobrowolnie okaże pracodawcy zaświadczenie z krajowego rejestru karnego, aby dokument ten mógł znaleźć się w aktach osobowych pracownika, niezbędne jest osobne wyrażenie zgody na piśmie zawierające zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w zaświadczeniu.

Ponadto wskazać należy, że już zatrudnionego pracownika, nie będzie można także skutecznie zwolnić dyscyplinarnie z tego powodu, ze odmówił on udzielenia informacji. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 5 sierpnia 2008 r., „Polecenie pracodawcy nakładające na pracownika obowiązek udzielenia informacji (danych osobowych) niewymienionych w art. 22¹ § 1 i 2 k.p. lub w odrębnych przepisach (art. 22¹ § 4 k.p.) jest niezgodne z prawem (art. 100 § 1 k.p.) i dlatego odmowa jego wykonania nie może stanowić podstawy rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.” (I PK 37/08).

Piotr Bryndal